Microsoftアカウントのサインイン(ログイン認証)で「Microsoft Authenticator」という認証用アプリを使用する手順があります。パスワードを使わずに、生体認証(指紋やFace)などでログインできるように、認証用の携帯番号で本人確認を行うことができますので、ユーザを証明する安全で便利な方法です。
まずは、「Microsoft Authenticator」のインストール作業が必要です。PC画面の操作中に、認証アプリをインストールするスマホを手元に準備していなければなりません。
Authenticatorをインストールする際、サインインをするPC画面に表示されるQRコードをスマホ・カメラでスキャンして読み取りします。スマホ側の認証アプリが動作して、認証番号が表示されますので、PC画面側に番号を入力して「設定」、設定完了画面が表示され、認証アプリのインストール設定が完了します。
サインイン時に、アカウント入力して「Authenticatorを使用する」を選択、スマホ・アプリにサインイン情報が送信され、ワンタイム認証番号が表示されますので、PC画面に番号入力することでサインインができます。
Microsoft Authenticatorアプリを使用して、Microsoft以外のアカウントにサインインすることもできます。
認証アプリでサインインする方法は、パスワード忘れの対策ばかりでなく、設定時に作成したパスワードを削除して「パスワード・レス化」パスワードなしの状態にしたサインイン方法に切替えすることが可能です。
パスワード・レスでアプリ認証が成功しない場合は、登録メールアドレスや携帯番号宛てSMS(ショート・メッセージ・サービス）に認証番号を送信、サインイン画面に番号入力することで、サインインできる仕組みです。
逆に、アプリ設定でパスワードを追加することもできると思いますし、認証番号を送付する登録メールアドレスを追加する方法もあると思います。
いずれにしろ、PC画面の操作中に、認証アプリを入れているスマホを手元に持っていなければなりません。
Microsoftアカウントサインイン画面で、従来通りパスワード設定してパスワードでサインインをすることもできるのですが、少なくともOffice365ビジネス・プランでは、1～2度パスワード認証が成功した後に、「Microsoft Authenticatorを使用する」方法の設定を促す手順がどうしても表示されてきますので、認証用の携帯番号を決めて、スマホを手元に持って、Authenticator 認証アプリのインストールを実施しなければならないかもしれません。